Trong các khách sạn, bộ phận Reception và vị trí Receptionist đều giữ vai trò quan trọng trong quá trình phục vụ khách lưu trú. Với những ai yêu thích các công việc trong ngành Nhà hàng – Khách sạn thì hai thuật ngữ này rất quen thuộc. Hãy cùng CET tìm hiểu “Reception và Receptionist là gì?” thông qua bài viết dưới đây.
Khái Niệm Reception Và Receptionist
Reception là bộ phận lễ tân, thuộc khối Tiển sảnh (Front office) trong các khách sạn, có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để mang đến sự hài lòng cao nhất cho khách hàng trong quá trình lưu trú.
Còn Receptionist là nhân viên lễ tân, làm việc tại bộ phận Reception. Họ sẽ chịu trách nhiệm đón tiếp, thực hiện thủ tục check-in, check-out, thanh toán,… cho khách; tiếp nhận và giải quyết các yêu cầu và vấn đề phát sinh của khách hàng trong thời gian lưu trú tại khách sạn. Các kỹ năng cần có của lễ tân như ngoại ngữ, sử dụng vi tính, giao tiếp tốt, nắm bắt tâm lý khách hàng, xử lý tình huống tốt,…
Sự phát triển của ngành Du lịch khiến nhu cầu tuyển dụng nhân sự của bộ phận Reception tăng cao. Nguồn: Internet
Lễ tân chính là gương mặt đại diện, giúp quảng bá thương hiệu của khách sạn. Họ tiếp xúc đầu tiên và cuối cùng với khách hàng nên được chú trọng đào tạo các nghiệp vụ để thể hiện sự chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt khi phục vụ.
Những Công Việc Cần Làm Của Receptionist
Vị trí Receptionist thường được chia làm hai dựa theo khu vực làm việc: lễ tân khách sạn và lễ tân nhà hàng. Các công việc của lễ tân khách sạn bao gồm:
- Đón tiếp và hướng dẫn khách làm thủ tục nhận phòng.
- Tư vấn các dịch vụ hiện có tại khách sạn để khách sử dụng khi có nhu cầu.
- Nhắc nhở bộ phận buồng phòng phải đảm bảo vệ sinh trong thời gian lưu trú, trước và sau khi khách đi.
- Tổng hợp và chuyển thông tin cho bộ phận chăm sóc khách hàng.
- Làm thủ tục trả phòng, hỗ trợ đặt vé máy bay, taxi cho khách.
- Tư vấn và xác nhận lịch đặt phòng của các khách hàng qua điện thoại.
- Nhận phản ánh từ khách hàng và phối hợp với các bộ phận khác để giải quyết hợp lý.
Lễ tân sẽ hỗ trợ, hướng dẫn khách thực hiện thủ tục check-in, check- out. Nguồn: Internet
Còn nhân viên lễ tân nhà hàng sẽ phụ trách những công việc sau:
- Nhận các cuộc gọi đặt bàn của khách hàng, sau đó chuyển thông tin đến các bộ phận phục vụ, bếp để chuẩn bị trước.
- Tiếp đón, hướng dẫn khách hàng đến vị trí bàn đã đặt.
- Lưu trữ thông tin, giới thiệu các ưu đãi mà nhà hàng dành tặng cho khách hàng thân thiết, khách hàng VIP.
- Ghi nhận các khoản chi phí phát sinh tại nhà hàng.
- Giải quyết các tình huống khéo léo, tránh tạo ấn tượng không tốt với thực khách.
Các Yêu Cầu Cơ Bản Cần Phải Có Để Làm Việc Tại Bộ Phận Reception
Có ngoại hình
Lễ tân chính là người tiếp xúc đầu tiên với khách hàng khi đến khách sạn. Một ngoại hình sáng và nụ cười tươi trên gương mặt sẽ giúp Receptionist tạo được thiện cảm tốt. Nhà tuyển dụng thường có yêu cầu chiều cao đối với ứng viên của họ, cụ thể nữ phải từ 1m58 trở lên, còn nam tối thiểu 1m65. Hơn nữa, bộ phận Reception được xem là gương mặt của khách sạn nên từ quần áo, tác phong đến thái độ của nhân viên lễ tân phải thật chỉn chu, đúng với các tiêu chuẩn đặt ra. Nội quy về trang phục giúp thể hiện được sự chuyên nghiệp lẫn sự tôn trọng đối với khách hàng.
Xem Thêm:Khám Phá Những Yêu Cầu Đối Với Nhân Viên Lễ Tân Khách Sạn
Ngoại hình là ưu điểm khi bạn đi ứng tuyển vị trí Receptionist. Nguồn: Internet
Khả năng giao tiếp tốt
Đây là tiêu chí hàng đầu mà bạn cần có để trở thành một Receptionist. Một giọng nói dễ nghe, thái độ lịch sự, ứng xử khéo léo sẽ giúp bạn dễ dàng ghi điểm với khách hàng. Giao tiếp tốt còn giúp bạn giải quyết các khiếu nại, tình huống phát sinh một cách tốt đẹp, không phiền đến cấp Quản lý và không ảnh hưởng xấu đến sự hài lòng của khách hàng. Lễ tân sẽ giao tiếp bằng cả 3 hình thức lời nói, văn bản và phi ngôn ngữ (cử chỉ, ánh mắt, nét mặt,…) với khách hàng và đồng nghiệp. Kỹ năng giao tiếp tốt cũng là một lợi thế giúp bạn thăng tiến hơn trong công việc.
Giỏi ngoại ngữ
Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp như khách sạn thì nhân viên lễ tân không chỉ giao tiếp với khách hàng là người trong nước mà còn với khách nước ngoài. Vì vậy, Receptionist phải đạt trình độ ngoại ngữ nhất định, đặc biệt là tiếng Anh. Đồng thời, họ cũng phải am hiểu văn hóa của nhiều nước trên thế giới để giao tiếp, phục vụ khách đúng ý. Khả năng ngoại ngữ lưu loát, thái độ làm việc tốt tạo cơ hội cho họ thăng chức lên các vị trí quản lý.
Những Suy Nghĩ Sai Về Receptionist, Reception
Nghề lễ tân chỉ phù hợp với nữ giới
Khi nghe đến “lễ tân khách sạn”, nhiều người sẽ hình dung ra một cô nhân viên trẻ, giọng nói nhỏ nhẹ, cử chỉ từ tốn. Tuy nhiên, nhiều khách sạn vẫn ưu tiên tuyển dụng lễ tân nam để đáp ứng tốt cho tính chất công việc, nhất là đảm bảo an ninh cho ca đêm hoặc hỗ trợ khách hàng khuân vác hành lý nếu khách sạn nhỏ, ít nhân viên. Nam giới cũng có những lợi thế riêng như tác phong làm việc nhanh nhẹn, bình tĩnh, linh hoạt, nhạy bén và xử lý tốt những tình huống bất ngờ. Nam hay nữ đều có thể phù hợp làm Receptionist, chỉ cần ứng viên luôn học hỏi, rèn luyện để hoàn thiện kỹ năng nghiệp vụ và tích lũy kinh nghiệm.
Vị trí lễ tân phù hợp cho cả nam và nữ. Nguồn: Internet
Làm lễ tân vô cùng nhàn hạ
Nhiều người vẫn nghĩ công việc hàng ngày của lễ tân khá nhẹ nhàng, chỉ cần đứng một chỗ, tươi cười, hướng dẫn và thực hiện các thủ tục cần thiết cho du khách. Nhưng thật ra, ngoài những công việc đó, bộ phận Reception còn có nhiệm vụ: tiếp nhận, xử lý yêu cầu, thắc mắc; hỗ trợ các bộ phận buồng phòng, nhà hàng để phục vụ khách tốt nhất; quản lý thông tin lưu trú, chăm sóc khách hàng. Mức lương của Receptionist chênh lệch, khác nhau tùy thuộc vào năng lực, khối lượng công việc và quy mô khách sạn. Thu nhập sẽ luôn xứng đáng với công sức bạn bỏ ra chứ không hẳn là “việc nhẹ lương cao”.
Công việc của lễ tân cũng có những khó khăn riêng trong quá trình phục vụ khách hàng.
Hoạt động của bộ phận Reception có ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận, trải nghiệm của khách hàng nên được yêu cầu cao về tác phong và thái độ làm việc. Qua bài viết này, hy vọng các bạn đã hiểu Reception và Receptionist là gì cũng như vai trò đối với hoạt động kinh doanh của khách sạn. Đây là một môi trường khá năng động, nhiều cơ hội phát triển, nếu bạn yêu thích ngành Nhà hàng – Khách sạn thì có thể định hướng theo nghề nhân viên lễ tân để phát triển sự nghiệp và có thu nhập ổn định.
Ý kiến của bạn